Efficiënt en kostenbesparend

Het is fijn dat een belangrijk deel van de kosten wordt gedekt op het moment dat je over gaat tot digitalisering.

Rechts zie je een voorbeeld van een bedrijf met 75 medewerkers waar een vijftal meldingen per week worden geplaatst waar voor een deel weer opvolgacties uit voort komen.

De winst met digitalisering wordt behaald op de volgende onderdelen:

• een efficiënte registratie van de melding door gestandaardiseerde input;
• de melding is direct vastgelegd en kan niet verloren gaan;
• de gestandaardiseerde input leidt ook makkelijker tot volledige meldingen;
• eventuele opvolgacties vanuit de melding zijn te volgen voor betrokkenen;
• het resultaat van de melding wordt automatisch teruggekoppeld;
• rapportages helpen bij het terugvinden en analyseren van informatie.

De winst van digitalisering van meldingen zit in het beperken van onnodige communicatie als gevolg van onduidelijkheid over de inhoud en voortgang van de melding. Ook betrouwbaarheid van data wordt bereikt met digitale vastlegging van meldingen.

In dit tweede voorbeeld gaan we uit van een organisatie met 180 medewerkers. 

Per week worden er totaal tien meldingen geplaatst. Een deel van deze meldingen komt voort uit gedigitaliseerde inspectieformulieren die automatisch worden aangemaakt bij een non-conformiteit. In dit voorbeeld worden er dus ook per week een vijftal inspectieformulieren ingevuld.

De winst met digitalisering van meldingen en de daarbij behorende opvolgacties tref je hierboven aan. Met formulieren is dat voor een gedeelte hetzelfde maar zijn er ook verschillen:

• registratie van bevindingen met gestandaardiseerde input en directe koppeling met bijvoorbeeld foto's;
• door een aangebrachte workflow beantwoord je alleen de vragen die relevant zijn;
• de verwerking van de inspectie tot een leesbaar geheel wordt voor 90% tijdens de inspectie gerealiseerd;
• de signaleringsfunctie ondersteunt je met het tijdig uitvoeren van een inspectie;
• geconstateerde afwijkingen worden direct omgezet tot een melding;
• de meest recente data beschikbaar, om op jouw moment analyses te kunnen maken.

Bij meldingen zien we dat er een aanzienlijk winst is te behalen in de communicatie, waarbij digitale inspectieformulieren daar een enorme efficiëntieslag aan toe voegt. En niet onbelangrijk; de betrouwbaarheid van je data neemt aanzienlijk toe door bijvoorbeeld beperking van de kans op misinterpretatie van een handschrift.

Dan het derde voorbeeld met een bedrijf met 450 medewerkers. Hier wordt de applicatie intensief en met meerdere functionaliteiten gebruikt.

Per week worden er 20 meldingen geplaatst, tien inspectieformulieren ingevuld en vijf terugkerende beheersmaatregelen afgerond. Borging van de terugkerende beheersmaatregelen is noodzakelijk om belegde verantwoordelijkheden met elkaar te kunnen volgen. De efficiëntievoordelen van digitalisering van meldingen en inspectieformulieren zijn hierboven behandeld. Met de toevoeging van borging van terugkerende beheersmaatregelen realiseer je het volgende:

• één dashboard met de status van al je V&G verantwoordelijkheden;
• iedere beheermaatregel is voorzien van informatie om een juiste uitvoering en rapportage te garanderen;
• automatische signalering per mail houdt de actiehouder, maar ook de actieverantwoordelijke scherp op een tijdige uitvoering;
• het resultaat van een beheersmaatregel leg je direct en inclusief bijlages makkelijk vast;
• geen audit-stress meer, maar vanuit je rapportages je bewijslast overtuigend aanleveren.

Ook voor het onderdeel borging van beheersmaatregelen is winst te behalen door efficiëntie registratie en communicatie. De efficiëntie neemt aanzienlijk toe omdat geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot eigen dashboards.