"Geen idee wat de status is!"
Of "moet ik even uitzoeken". Veel gehoorde quotes van gebouwbeheerders ten aanzien van de status van het planmatig-, periodiek- of correctief onderhoud.
Het is ook bijzonder lastig om dit allemaal bij te houden. Je werkt immers met verschillende leveranciers, die werkzaamheden uitvoeren op afstand en per onderhoudstaak ook nog eens de benodigde documenten aan je (moeten) overdragen.
Al snel constateer je dat het overleggen van bewijstlast aan de accountant over het uitgevoerde planmatige onderhoud toch lastiger is dan gedacht.
Een ander bekend verschijnsel van een beperkt inzicht in gebouwonderhoud is het uitblijven van periodiek onderhoud. Er wordt betaald voor werkzaamheden die niet zijn uitgevoerd, het kost veel tijd om de status te achterhalen, je voldoet niet aantoonbaar aan wet- en regelgeving of nog erger de veiligheid is in het geding.
Ondanks alle gesprekken met leveranciers blijft een adequaat overzicht en de zo gewenste control over planmatig-, periodiek- of correctief onderhoud uit.
We hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in een softwaretool die eenvoudige borging en monitoring van planmatig (en periodiek) onderhoud mogelijk maakt.
Borg je processen - borg en monitor onderhoud per locatie en discipline vanuit één dashboard
Documentenbeheer - leveranciers plaatsen prestatieverklaringen in de app als bewijslast
Meld en analyseer - meerwerk, schades of onveilige situaties centraal melden en aantoonbaar opvolgen
Digitale monitoring
De status van al het onderhoud aan de gebouwen bijhouden is dus niet eenvoudig. In de afgelopen jaren hebben we ervaren dat veel gebouwbeheerders het onderhoudsproces vanuit betrokkenheid bij het vak onder controle hebben, maar dat dit door toename van werkdruk, wet- en regelgeving en technische complexiteit steeds lastiger wordt. Krapte op de arbeidsmarkt intern en bij opdrachtgevers helpt daar niet bij.
Digitale monitoring van planmatig-, periodiek- en correctief onderhoud biedt:
-
één statusdashboard per locatie en per onderhoudsdiscipline
-
leveranciers plaatsen met de app eenvoudig de prestatieverklaringen
-
rapportages voor eenvoudige verantwoording naar belanghebbende
Hoe ziet het proces eruit?
1
Huidige structuur als basis
De start is een import van je huidige structuur (Excel, Word , CSV). Vanuit deze structuur worden de beheersmaatregelen gekoppeld aan een actiehouder, intern verantwoordelijke en een datum. Het resultaat is één dashboard met alle ingeplande beheersmaatregelen.
2
Training & Instructie
De structuur en functionaliteiten van de software zijn zeer gebruiksvriendelijk (eenvoud staat voorop). Zo zijn beheersmaatregelen met een app af te ronden. Daarnaast helpen we je op weg met trainingen en instructies om zo goed mogelijk invulling te geven aan de gestelde doelen.
3
Start en monitor
Na de implementatie en training kun je direct starten. De software informeert de actiehouder en verantwoordelijke per mail of een beheersmaatregel is verlopen. Met het dashboard (stoplichtfunctie) monitor je de voortgang en uitgebreide rapportage functies leveren inzicht en bewijslast.