De voors en tegens van Excel als KAM/HSE tool!

Door: Marcel van Schooneveld 

Datum: 22 september 2021 

 

Prachtig programma natuurlijk Excel! Ontstaan half jaren 80 en van oorsprong bedoeld als spreadsheet of rekenblad waarmee je voor veel verschillende processen data kunt analyseren en beheren. 

Ook voor KAM/HSE wordt Excel veelvuldig ingezet. Middels zelf gecreëerde dashboards bewaak en registreer je de voortgang van KAM/HSE processen. We krijgen dan ook regelmatig de vraag wat de voordelen zijn van onze KAM/HSE applicatie ten opzichte van het gebruik van Excel.  

Leuk en goed om hier een blog aan te wijden dachten we! 

 

 

 

 

We starten met het statement dat het beheer van KAM/HSE processen in Excel een middel is om in control te zijn (dit is overigens niet anders met KAM/HSE software). Waarom we dit zo expliciet benoemen? Omdat het middel geen doel moet worden. Oftewel, toets of het middel (Excel of KAM/HSE software) bijdraagt aan het doel wat je ermee voor ogen hebt. We zien te vaak dat de breedte aan toepassingsmogelijkheden van Excel leidt tot een wildgroei aan tabbladen, tabellen, grafieken, koppelingen en onderwerpen. 

Daarnaast biedt een doelgerichte benadering ook zicht op oplossingen (waarmee je het doel bereikt) die weinig te maken hebben met de inzet van Excel of een KAM/HSE softwaretool. Het liefst (de doelen) zo concreet mogelijk maken en indien mogelijk koppelen aan indicatoren (tijdigheid in het uitvoeren van beheersmaatregelen, terugbrengen van het aantal incidenten of ongevallen, het zetten én behouden van een trede op de CO2 prestatie- of veiligheidsladder (SCL), enz.). 

In control zijn over KAM/HSE gaat naast registratie namelijk ook over de inrichting van je processen, de wijze waarop je binnen de organisatie samenwerkt met elkaar, de wenselijkheid en haalbaarheid van acties die worden uitgevoerd. Kortom, het concretiseren van je doelen helpt je met het bepalen van de juiste mix van tools en maatregelen om in control te zijn over KAM/HSE. 

Door deze stap als eerste te zetten worden de KAM/HSE doelen eerder bereikt (daar doe je het voor), werk je makkelijk toe naar een situatie waarbij KAM/HSE door meerdere mensen wordt omarmd (bewustzijn) en bespaar je enorm veel tijd in de implementatie van de KAM/HSE tool en het beheer van V&G. 

V&G beleid op orde!

 

Dat is uiteraard een keuze. Gebruik je Excel of KAM/HSE software alleen voor je eigen registraties en rapportages of wil je KAM/HSE zodanig organiseren dat sleutelfiguren binnen je organisatie (denk aan preventiemedewerkers, BHV’ers en management collega’s) bijdragen aan het behalen van KAM/HSE doelen? 

Kies je voor het eerste dan is in veel situaties Excel redelijk werkbaar. Jij bent immers de enige die registraties uitvoert en analyses maakt. Heb je jouw keuze al gemaakt dat dit op jouw situatie van toepassing is dan zou je zeker de onderdelen beschikbaarheid, actualiteit en betrouwbaarheid, dataveiligheid en overdraagbaarheid in dit blog nog kunnen lezen.  

Ga je voor een organisatie brede KAM/HSE aanpak (het belang daarvan wordt in zijn algemeenheid door veel experts en wetenschappers onderschreven), dan is Excel minder vanzelfsprekend en handig. Denk als eerste aan het makkelijk terug kunnen vinden van documenten die bijvoorbeeld gekoppeld zijn aan beheersmaatregelen of een melding van een non-conformiteit. Tuurlijk kan een snelkoppeling in Excel helpen, maar werk je bijvoorbeeld met een app dan is de drempel om een beheersmaatregel uit te voeren en af te ronden met bijvoorbeeld een foto veel lager (en weer een argument weggenomen om iets niet te doen) en heb je direct een vaste koppeling tussen de beheersmaatregel en het document. 

Een ander voorbeeld is het registreren van KAM/HSE afwijkingen (meldingen) waarbij situatiefoto’s van toepassing zijn. Deze meldingen zijn cruciaal om KAM/HSE processen te kunnen evalueren en optimaliseren, waarbij één foto meer zegt dan 1.000 woorden. Voor de koppeling van meldingen en documenten (foto’s bijvoorbeeld) leent Excel zich gewoon minder goed, laat staan dat het verwerken tijd kost. 

Heb je beheersmaatregelen als KAM/HSE professional gedelegeerd aan collega’s, dan zie je in Excel aan de hand van bijvoorbeeld de kleuren wat de status is. Leuk, maar hoe vaak kijken je collega’s in dit bestand en wat is de trigger om dat te doen? Het begint vaak met goede moed, maar het is super vervelend dat je vervolgens alsnog de persoonlijke takenmanager (de trigger) bent van je collega’s om invulling te geven aan nota bene de gezamenlijke KAM/HSE verantwoordelijkheden.

In KAM/HSE software plan je na afstemming éénmalig alle beheersmaatregelen in en zorgt automatische signalering per mail voor het attenderen van de actiehouder dat actie is vereist. Overigens niet alleen voor de tijdige uitvoering van beheersmaatregelen, maar dit geldt ook voor de automatische terugkoppeling op meldingen die zijn gedaan (er ontstaat een feedbackloop, die cruciaal is voor een actieve KAM/HSE bijdrage van de organisatie). Vanuit één dashboard alle statussen en deadlines in één totaaloverzicht. 

Kies je tenslotte voor een organisatie brede aanpak dan is een aansprekend en overzichtelijk status-dashboard een belangrijk communicatiemiddel. Je kunt zonder twijfels aan de hand van het dashboard gezamenlijk vaststellen of, wie, wat en wanneer een actiepunt is uitgevoerd. Niet meer de persoonlijke takenmanager van je collega, maar een dashboard en een mailnotificatiefunctie dat aanspoort tot actie! 

 

 

Zie hier meer!

 

 

 

 

Wanneer we de vertaalslag maken naar bestaande normen (bijvoorbeeld de ISO 45001), dan zijn er verschillende aanknopingspunten die betrekking hebben op het beheer (en uiteindelijk verbetering) van KAM/HSE. 

Dit is te breed en divers om in dit blog te kunnen behandelen, maar om je toch een beeld te geven een korte opsomming dat betrekking heeft op de ISO 45001:

• consultatie en participatie van collega’s waaronder directie en management is cruciaal; 

• toewijzing van de benodigde middelen om het managementsysteem te onderhouden; 

• communicatie zowel intern als extern (denk ook aan onderaannemers); 

• actieve monitoring, meten, analyseren en evalueren van de prestaties. 

De vraag die hierbij hoort ten aanzien van het beheer (en verbetering) van KAM/ISO is of in jouw situatie Excel toereikend is of dat een KAM/HSE softwaretool hierin een beter passende keuze is. 

 

Hoezo twijfels? Twijfels slaan in dit geval op het vermoeden of de suggestie dat het gepresenteerde KAM/HSE dashboard actueel is. In Excel is dat gewoon lastig. “Ik weet zeker dat ik de registratie heb uitgevoerd”, “de vorige keer hadden we ook issues met versiebeheer, mijn registratie staat in de andere versie”, “toen ik mijn registratie uit moest voeren, kon ik het document echt daar niet vinden”.  

Het kan natuurlijk zijn dat het allemaal waar is en we gaan uit van de juiste intenties, maar twijfels, ruis, onduidelijkheid of hoe je het ook noemt, zijn argumenten of een voedingsbodem om iets niet te doen. Zeker als je al genoeg andere dingen (lees je primaire werkzaamheden) op je bord hebt liggen. 

KAM/HSE software zorgt voor een 24/7 beschikbaarheid van data en overzicht. Altijd op één plek, niet manipuleerbaar (dat regel je met rechten) en super eenvoudig te bereiken via de app met informatie die alleen voor de betreffende gebruiker relevant is. Door de beschikbaarheid goed te faciliteren wordt het gewoonweg makkelijker om je registraties uit te voeren en beslecht je de discussie over de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van statussen en data. 

 

 

 

 

 

Niet meer weg te denken in de wereld van Ransomware, ddos aanvallen en andere narigheid. En dan te bedenken dat in KAM/HSE beheertools er regelmatig privacy- en bedrijfsgevoelige gegevens worden opgenomen (soms ook van derden zoals onderaannemers, leveranciers of partners). 

Dan naar Excel! Hoeveel mogelijkheden zijn er met Excel om data te verdelen. Komtie:  

• Excelbestanden mailen 

• Excelbestand kopiëren naar ander bestand 

• Exceltabbladen kopiëren 

• Exceltabellen kopiëren 

• Excelbestand opslaan op stickje 

• ……. En opties die we zelf niet kunnen verzinnen maar voorkomen. 

Dit lijkt dus een no-brainer en je wilt dat je de data te allen tijde veilig is. Beperk je het gebruik van het Exceldocument tot één persoon dan worden de risico’s natuurlijk minder. Dat betekent dat de KAM/HSE professional alle registraties zelf uitvoert of er iemand (deels) voor wordt aangesteld. Naast een substantiële kostenverhoging leidt een centraal georganiseerde benadering vaak tot een inefficiënte en ineffectieve KAM/HSE organisatie. 

Terug naar dataveiligheid. KAM/HSE software biedt de mogelijkheid om in een goed beveiligde cloudomgeving je data te beheren. Dit betekent enerzijds dat de data op zichzelf veilig is opgeslagen (de juiste technologie om dit zo goed mogelijk te realiseren), anderzijds beperkt het de kans dat bijvoorbeeld collega’s goedbedoeld met de data aan de haal gaan (de menselijke kant die in meer dan 80% van de gevallen onbedoeld de belangrijkste factor is in het zorgen van een datalek). 

 

Weer beschikbaarheid? Klopt, maar dan vanuit het perspectief van continuïteit en efficiëntie. 

Start eens met het opsommen van al je KAM/HSE beheersmaatregelen! Zijn dit er per jaar 50, 100, 300 of meer? Hoeveel documenten zijn gekoppeld aan de beheersmaatregelen? Oftewel een veelvoud aan data die door de jaren heen alleen maar groeit en groeit. 

We spreken regelmatig betrokken KAM/HSE professionals die tegen hun pensioen aanlopen en hiermee worstelen. Veel van de kennis, structuren en werkwijze zit in het hoofd en wordt gecombineerd bijgehouden in Excel. "Maar wat als ik straks met pensioen ga of door omstandigheden tijdelijk of permanent niet meer beschikbaar ben?".  

Het is in die situaties heel lastig om alle relevante data van het moment terug te halen. Laat staan de historie van alle opgebouwde expertise vanuit het verleden. Daarnaast zal je niet de eerste zijn die overvallen wordt door een audit en (te) beperkt de benodigde bewijslast van beheersmaatregelen en bewijs aan kunt leveren. 

Het moraal van het verhaal: zorg voor beschikbaarheid van KAM/HSE data op plekken die voor meerdere mensen toegankelijk is en richt het zodanig in dat data gestructureerd wordt vastgelegd (lees beperk de kans dat het ergens in een Exceldocument staat of in het hoofd van de KAM/HSE professional wordt meegenomen). Beschikbaarheid zorgt ook voor continuïteit in de uitvoering van beheersmaatregelen door collega’s. Mocht er iemand wegvallen, dan kunnen belangrijke KAM/HSE processen doorlopen indien dit is georganiseerd binnen een KAM/HSE applicatie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Een ongrijpbare als je het mij vraagt. We krijgen regelmatig de vraag naar de “business-case” van de KAM/HSE software. En heel eerlijk, die is best lastig. Voor je het weet verval je in luchtfietserij en geeft het een irreëel beeld ten opzichte van de werkelijk situatie. We hebben overigens een tool beschikbaar waarbij je met een aantal standaard parameters enigszins inzicht kunt krijgen in het terugverdienen van de KAM/HSE software. 

Feit is dat er veel verborgen kosten gemoeid gaan in het beheer van KAM/HSE. De belangrijkste is de tijd die gemoeid gaat met communicatie over statussen, meldingen, gekoppelde informatie en ga zo maar door. Helaas vaak niet één maar meerdere keren over hetzelfde onderwerp. Het helpt daarbij niet dat dit plaatsvindt via allerlei verschillende media zoals Whatsapp, SMS, e-mail, telefoontjes en briefjes 

Naast en in combinatie met communicatie heb je ook nog de factor “tijdsverspilling” als gevolg van het zoeken naar data en documenten. Je wilt een managementrapportage opstellen en komt tot de conclusie dat beheersmaatregelen niet zijn uitgevoerd of documenten ontbreken of onvindbaar zijn. Laat staan de periodieke stress van een audit. 

Oftewel, genoeg redenen om vanuit een economisch perspectief na te denken over invulling van de beheersing van KAM/HSE processen. Het is evident dat een centrale en gestructureerde manier van registraties in een KAM/HSE softwaretool hieraan in sterke mate bijdraagt en dat het gefragmenteerd en in meerdere Excelbestanden en -bladen bijhouden van data hier haaks op staat. 

De kosten van een KAM/HSE softwaretool zijn tegenwoordig gekoppeld aan het gebruik, dus schaalbaar en vaak goed inpasbaar binnen budgetten. 

Wil je weten hoeveel uren je bespaart met de inzet van KAM/HSE software ten opzichte van bijvoorbeeld Excel? Vraag een demo aan en op basis van jouw parameters geven we aan wat je in potentie kunt besparen."

Plan hier een kennismakingsgesprek in!