Mei 2022 

Door: Marcel van Schooneveld, Consultant FPSupport 

We krijgen regelmatig de vraag wat het betekent als KAM wordt opgenomen in het bestaande ERP systeem. Uiteraard is afhankelijk van je bedrijfsvoering, het ERP systeem, maar bijvoorbeeld ook de ambities die je hebt met KAM.

Dat digitaal beheer van KAM/genoeg oplevert is voor veel bedrijven al geen vraag meer. Toch nog even de voordelen op een rij:

Ruimte voor verbetering van KAM

Door digitaal beheer van KAM werk je efficiënter en heb je dus meer tijd om te werken aan verbetering van KAM processen. Je rol verandert van "najager" van actiepunten naar expert. Data helpt je om processen te optimaliseren.

Impuls aan het bewustzijn

Het kunnen delegeren en monitoren van terugkerende beheersmaatregelen geeft een impuls aan het bewustzijn. KAM staat daarmee immers vaker op de agenda en de kracht van de herhaling telt. 

Besparing van kosten en arbeidsuren (gemiddeld 22,5%);

hier gaan we door op de verspillingen in het voorgaande punt en de winst die is te behalen met digitalisering van processen. Direct de juiste gegevens voor handen hebben om een beheersmaatregel uit te voeren, duidelijkheid over wie wat wanneer doet, borging van de opvolging en eenvoudig informatie terugvinden. Het levert een aanzienlijke besparing in arbeidsuren op! 

Nb: we hebben verschillende rekenmodellen waarin we graag jouw situatie doorrekenen. 

 

Laten we de bovenste voordelen als uitgangspunt nemen in de benadering van het opnemen van KAM/HSE in je ERP systeem. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Doelen en wenselijkheid. 

Het start wat ons betreft met het formuleren van de doelen die je nastreeft met de stap naar digitalisering van je KAM/HSE processen. Hier hebben we eerder het blog “Van KAM werkpaard naar KAM coördinator” over geschreven.  

Om een beeld te krijgen bij de wenselijkheid van het opnemen van KAM/HSE processen in je ERP systeem helpt het om de volgende basisvragen te beantwoorden: 

1. Welke KAM/HSE data hebben relaties met de processen die zijn opgenomen in de ERP software en waarom? 
2. Hoe vaak (per periode) is er data-uitwisseling noodzakelijk tussen de KAM/HSE processen en ERP systeem? 
3. Hoe dynamisch (veranderingsgevoelig) zijn de KAM/HSE processen ten opzichte van de ERP processen (denk aan nieuwe arbeidsomstandigheden, wetgeving, nieuwe risico’s)? 
4. Wie dient er toegang te krijgen tot de KAM/HSE processen en wat betekent dit voor de doelen die je nastreeft met de digitalisering? 
5. Welke voor- en nadelen kleven er aan het werken in KAM/HSE software. 

 

Wellicht dat we nog een aantal relevant vragen zijn vergeten, maar het beantwoorden van deze vijf vragen gaat je zeker inzicht geven in de wenselijkheid van het opnemen van je KAM/HSE processen in je ERP systeem. 

Daarbij is de ervaring dat een uitgebreide koppeling tussen kwaliteitsmonitoring van geleverde producten in het ERP systeem in sommige situaties waarde toe kan voegen.  Dit is mede afhankelijkheid van je type dienstverlening, producttoepassing, wet-en regelgeving, kans op kwaliteitsproblemen en/of klantwensen.  

Voegt het waarde toe, toets dan of je onderstaande doelen bereikt met de overige KAM/HSE onderdelen.  

Monitoring van gedelegeerde beheersmaatregelen. 

 

De waarde van het delegeren van beheersmaatregelen hebben we behandeld aan het begin van dit blog. Om dit te kunnen doen dien je de organisatie optimaal te faciliteren. Optimaal omdat KAM/HSE voor veel mensen “erbij” is en je iedere drempel weg wilt halen om de afhandeling van bijvoorbeeld een beheersmaatregel of het maken van een melding zo eenvoudig mogelijk te maken. 

Optimaal faciliteren betekent voor een gebruiker op de werkvloer 1 of maximaal 2 keer klikken. 

Voor management, directie en voor jezelf is een KAM/HSE dashboard een aanrader. De status en omvang van KAM/HSE processen krijgt met een apart dashboard en rapportagemogelijkheden automatisch de aandacht die het verdient. Dit in tegenstelling tot integratie bij in een ERP systeem, waar de aandacht voor KAM/HSE sneller onder sneeuwt (lees; naar het primaire proces uitgaat). 

Impuls aan het bewustzijn van veilig en gezond werken. 

Hoe actiever de rol van de totale organisatie bij KAM/HSE hoe beter het bewustzijn.  

Een voorbeeld is de invulling van KAM/HSE beheersmaatregelen zoals eenvoudige veiligheidsrondes. Een ander voorbeeld is het melden van risico’s of het thematisch melden van ideeën om KAM/HSE te optimaliseren. Maar dit kunnen ook actiepunten op afdelingsniveau uit het plan aanpak van de RI&E zijn. 

Ook hier komt het optimaal faciliteren om de hoek kijken en is een gebruiksvriendelijke digitale tool een must (denk bijvoorbeeld aan een app, waarmee je makkelijk foto’s maakt van situaties die je aantreft).  

Tenslotte wil je KAM/HSE ook leuk en enigszins dynamisch houden. Afwisselend werken met KAM/HSE thema’s is daar een mooi voorbeeld van. 

De centrale vraag voor dit onderdeel: kan je huidige ERP systeem invulling geven aan het bovenstaande (eenvoudig in gebruik en makkelijk aan te passen). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Besparing van kosten en arbeidsuren. 

 

Het gaat hier even om de cijfers en we gaan dus bij dit onderdeel even voorbij aan hetgeen waar het eigen allemaal om draait: veiligheid & gezondheid. 

Dan de cijfers. Onze KAM/HSE softwaretool bespaart tussen de 20 en 25% tijd van de KAM/HSE professional. Je creëert daarmee bijvoorbeeld ruimte om je KAM/HSE processen te verbeteren. Ben je benieuwd wat het in jouw situatie oplevert, neem dan contact op en we verwerken jouw parameters in het rekenmodel. 

Een andere vraag die betrekking heeft op kosten is het aantal licenties wat je afneemt. Je doel is namelijk met actieve participatie (meerdere licenties voor nodig) kosten en uren te besparen en tegelijkertijd een impuls te geven aan het (veiligheids)bewustzijn. Licenties van ERP systemen staan er bekend dat ze kostbaar kunnen zijn.  

Tenslotte de inrichtings- en beheerskosten. Op jouw vraag of KAM/HSE processen kunnen worden opgenomen binnen het ERP wordt door de ERP leverancier vaak volmondig “ja” op gezegd. Dit is alleen wel maatwerk waar je een uurtarief voor betaalt. Een vaste prijs is niet af te spreken (vaak geen duidelijk programma van eisen) en voor je het weet loopt het in de papieren of beschik je over een complexe niet werkbare beheertool.  

Dit geldt hetzelfde voor KAM/HSE aanpassingen als gevolg van wijziging in wet- en regelgeving of aanpassingen van structuren om actuele thema’s te behandelen (bijvoorbeeld in een toolboxen of gekoppeld aan jaargetijden). 

Vraag je dus af of je zelf structuren aan wilt kunnen maken en aan wilt passen en wat de eenmalige en jaarlijkse kosten zijn die daarmee gemoeid gaan.