MTS Euro Products

Opzetten KAM (Kwaliteit, Arbo & Milieu) organisatie binnen groothandel hygiëneproducten

Met klant: Vincent Ouwerkerk, MTS Europe Products

Auteur: Arjan te Brake, FPSupport

Datum: januari 2021

Opzetten KAM (Kwaliteit, Arbo & Milieu) organisatie binnen groothandel hygiëneproducten.

 

MTS Euro Products is een snel groeiende organisatie en levert hoogwaardige hygiëne producten van wc-papier tot aan hand desinfectantia. Een prachtig bedrijf dat al sinds 1991 vanuit het logistiek centrum in Maassluis haar klanten bedient.

 

De groei van de organisatie heeft vanzelfsprekend ook geleid tot groei van het aantal medewerkers, uitbreiding en intensivering van processen en voorschriften waaraan moet worden voldaan. Veel van deze processen werden vanuit de betrokkenheid van alle medewerkers ingevuld (schouders eronder en gaan!). Toch bestond er een behoefte om dit verder te structureren. Deze uitdaging heeft Vincent Ouwerkerk, KAM coördinator bij MTS Europe, met verve opgepakt.

 

Wat was/is je persoonlijke doel hierbij?

Vincent: "Voor mij is de basis van een managementsysteem een gedragen systeem. Mijn startpunt was dus een analyse van de gehele organisatie. Vanzelfsprekend zijn organisatieprocessen leidend bij het goed opzetten van een KAM organisatie, maar dit geldt zeker als er weinig centraal gecoördineerd is en er veel decentraal wordt gewerkt. Je start dus met het halen van alle informatie binnen de verschillende afdelingen, wat al snel interessante en mooie inzichten opleverde. Ja, er was al veel georganiseerd, maar met name de structuur en het doorpakken ontbrak daarbij”.

 

“Een voor mij cruciaal onderdeel van de invulling van mijn KAM verantwoordelijkheid”, gaat Vincent verder, “is het betrekken van de collega’s die de processen goed kennen. Ik heb veel van hen kunnen leren en het is voor mij een basisprincipe hen hierin te betrekken. Hier start namelijk ook de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor KAM”.

 

De belangrijkste conclusie was dat door de snelle groei van de organisatie er een mismatch was ontstaan tussen de omvang van de organisatie en de bedrijfsstructuur. KAM verantwoordelijkheden die buiten je dagelijkse werkzaamheden vallen konden op een bepaald moment niet meer op dezelfde manier worden ingevuld. Enerzijds zit de winst in het aanbrengen structuur, anderzijds moest ook borging en monitoring bij gaan dragen aan het realiseren van de gestelde doelen.

Dus concreet maken wie, wat op welk moment doet en borgen dat het ook daadwerkelijk wordt gedaan. Hierbij is het voor Vincent essentieel dat in haalbare stappen dit wordt ingevuld, waarbij tegelijkertijd de verantwoordelijkheid ook in de lijn ligt. Dé voorwaarde om KAM duurzaam in te vullen en ook de ruimte als coördinator te houden om de (KAM) organisatie iedere keer te verbeteren (PDCA-cyclus van Deming).

 

 

Wanneer is dit voor jou voltooid?

 

Vincent: "als alle processen daadwerkelijk en onafhankelijk van personen tot uitvoering worden gebracht. Gedragenheid, de verantwoordelijkheid voelen en daar ook naar acteren is daarbij cruciaal. Hierin faciliteer en coördineer ik maximaal door bijvoorbeeld de input van de medewerkers als basis te laten dienen voor bijvoorbeeld verbetervoorstellen. Hierbij is het maximaal 1 x per jaar nodig om bij het MT de bestaande koers te toetsen”

Hoe helpt FPSupport hierin? 

 

Vincent: "voordat we FPSupport gebruikte hadden we niet echt een totaaloverzicht. Dit was één van onze belangrijkste wensen waar FPSupport met haar centrale dashboard invulling aan geeft. Hierin werden we ondersteund in het scherp neerzetten van de doelen, het opzetten van een haalbaar plan om het uit te rollen en in de startfase zo goed mogelijk gedragen te krijgen.

We zijn nu bezig met een geleidelijke implementatie waarbij we in stappen werken naar een organisatie brede inzet. Zelf het goede voorbeeld geven, laten zien dat het werkt en vooral op een voor de organisatie haalbare manier (het zo goed mogelijk inpasbaar maken binnen het primaire proces). We gebruiken de software voor FPSupport voor keuring en onderhoud aan bedrijfsmiddelen, het overzicht en inzicht in de logistieke processen, gebouwbeheer, kwaliteit, klachten en contractbeheer.”

Vincent gaat verder: “je ziet dat de collega’s de shift maken van korte termijn denken naar een lange termijn visie die we voor ogen hebben met onze organisatie. Een voorbeeld hiervan is contractbeheer. Door het besef te creëren bij mensen dat er een einddatum zit aan overeenkomsten met klanten, wordt men zich bewust van het belang van kwalitatieve processen en procedures. Dit geldt ook voor de veiligheid op de werkvloer. De software maakt het mogelijk risico's en kansen tot verbetering van veiligheid middels een app vast te leggen en de opvolging van de benodigde actiepunten te borgen. Niets is mooier om op basis van gemeten en objectieve waarden de vertaalslag te maken naar “Het Waarom”.

Voor contractbeheer, keuringen, onderhoud en dergelijke hebben we in één overzicht het inzicht in wat moet gebeuren en/of er ruimte is voor uitbreiding van werkzaamheden bij medewerkers.” 

 

Wat vind jij de kracht van FPSupport?

 

“Het gemak waarmee het werkt. Daarnaast is de tool breed inzetbaar, eigenlijk voor alle denkbare ondersteunde processen. Bedrijven kunnen de focus gemakkelijk vasthouden door de goede borging met minimale acties. Voor contractbeheer, keuringen, onderhoud en dergelijke hebben we in één overzicht het inzicht in wat moet gebeuren en/of er ruimte is voor uitbreiding van werkzaamheden bij medewerkers.”

 

Met dank aan Vincent Ouwerkerk

 

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen, blogs en nieuws. Volg ons op LinkedIn (klik de button hieronder). 

Kun je niet wachten of heb je een actuele vraag, vul dan het contactformulier in.